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客戶案例

鑫鑫大快活通過信息化實現食品加工管理

時間:2016-05-25  閱讀:214088

 一、食品行業的經營特點

      從產品特性來看:食品基本屬于快速消費品,消費周期短,消費者比較關注保質期,而且產品的單位價值比較低,對利潤的追求主要來自銷量的增加、成本的降低和市場占有率的提高,品牌知名度對提高產品的市場率也非常重要;此外,食品行業為應對食品的食用安全問題,通常對物料的管理采用質量追蹤的方法,也就是當成品出現問題時,需要了解是哪一批材料有問題,以便實現質量的追蹤。

從地區行業發展特點來看:食品行業還處在一個成長期,市場規模不斷擴大,消費者開始由接受質量參次不齊的產品向在不同的高質量產品間選購,因此建立地區品牌美譽度對地區內的食品企業在競爭中脫穎而出尤為重要。

二、企業需求分析

      鄂爾多斯市鑫鑫大快活餐飲有限責任公司集綠色食品超市為一體的中型餐飲企業,目前正在建設的食品加工廠擬定主要加工饅頭、包子、麻花等多個產品。為更好的控制食品的加工成本,及時的管理物料收發過程的人為損失,企業擬定通過管理信息化系統來實現對食品加工廠的規范化、程序化的財務業務管理。通過我們與企業的交流與實地考查,結合我們在其它食品加工企業的管理信息化系統的建設經驗,我們建議企業本次管理信息化的建設目標如下:

      保質期管理:對庫房的原輔料的保質期進行管理,實現保質期預警和報警;

      設置批次管理:實現質量追蹤:主料、輔料、成品均需要批次管理,以實現對物料的質量追蹤,也就是當成品出現問題時,需要了解是哪一批材料有問題,建議按時間進行批次編號,并按先進先出安排出庫;

      出成率管理:生產主管等公司領導通常會通過出成率來判斷生產情況及材料質量和成本情況,如出成率按天來統計,公司可以實時的得到當天的生產情況,以便根據情況及時進行生產調整,規避生產過程管理中的人為損失;

      成本計算:為提高成本計算的核算效率,提高核算的精度,減輕人工成本計算量,在系統中設置成本計算表,以財務的成本計算方法為標準,按成本對象歸集成本。

      銷售毛利統計:鑫鑫大快活的食品加工廠目前出庫便視作銷售,因此在“銷售出庫”時便確定了銷售價格,我們便可以銷售出庫列表為基礎,查詢產品的銷售毛利。

三、系統解決方案

      1、 解決方案思路

      根據上述擬實現的管量信息化需求,結合目前鑫鑫大快活食品加工廠的管理組織現狀,我們設計通過用友U890版的“庫存管理”、“存貨核算”、“UFO報表”、“總賬”等系統來實現對食品加工廠物料、成品的收發及資金流入、流出的業務監管與財務核算,通過多角度審核實現嚴格的業務控制。

實施軟件總體結構圖


      2、 業務流程方案

      通過用友U8系統的項目實施,以部門崗位為視角,形成各個部門分工協作,相互支援的新型管理局面。由操作人員在各子系統錄入原始單據,自動生成記賬憑證傳入總帳系統,并自動登記相關帳戶。出、入庫單一次錄入,倉庫、財務以及各業務部門共同使用,實現了數據共享和信息的有機集成。

      1) 采購業務管理

      對所有物料設置批次管理,每一筆采購入庫單按照采購的時間錄入批號,以便實現質量的追蹤。此外,還可以根據物料的安全庫存量自動由系統產生補倉計劃,提供生產或采購部門修訂采購計劃,下達采購。

      (1)由倉庫的原料保管員根據采購部門手工的采購單據與供應商的實際到貨情況進行核對,在系統中錄入《采購入庫單》,明確供應商、物料品名、入庫數量、入庫成本,并審核,系統自動登記各類庫存臺賬;

      (2)財務部門根據供應商開據的發票進行入庫成本結算,生成財務憑證;如發票未到,則由財務做暫估處理;

      (3)各個部門的相關領導和業務人員可以在“庫存管理”系統中查詢物料的可用量,根據設置的補倉參數,按照安全庫存量自動生成補倉計劃,由采購部門平衡采購計劃。

      2) 倉儲業務管理

      為了得到基本準確的材料耗用量,以核算出成率,我們將各個車間設置為現場倉庫,每天生產前根據當天的投料量一次性調撥到車間現場倉,每天生產結束后,對車間進行盤點,核算出當天的耗用量,辦理材料領用出庫。

       (1) 倉庫原料保管根據每天的投料量在系統中錄入《調撥單》,《調撥單》經審核后自動生成原料庫的出庫和車間現場倉的入庫單據;

       (2) 每天生產結束后,由車間統計員將當天各車間的盤存量填寫《盤點單》,可根據當天原輔料耗用量修訂參照《調撥入庫單》生成《材料領用出庫單》,以考核當天的產品出成率;

       (3) 根據銷售人員開據的《發貨單》,由成品庫保管員在系統中錄入《銷售出庫單》,明確提貨的單位、提貨的品名、數量及銷售金額,打印出來后可做為財務下賬的原始憑單。

      3) 財務核算管理

      日常財務業務由與業務系統集成的財務系統代為處理,通過用友U8財務核算系統提供實時的財務基礎數據和強大的報表功能,充分發揮財務人員的工作能力,為公司的日常管理與領導決策及時提供完整而準確的財務分析信息。

      (1)日常財核算的記賬與登賬

      ?  業務單據自動生成憑證

      各類出入庫單據錄入系統后,財務人員可以直接在存貨核算系統中審核單據,生成財務憑證傳入總賬系統中進行后續的財務處理。財務主管在查詢賬表時可聯查明細、憑證及相關的原始單據,可實時監控業務部門的業務執行情況,保證業務與財務的對賬相符。例如往來會計審核銷售發票生成反映收入的會計憑證,月底與客戶對賬,預測下月資金流入情況:

      ?  憑證數據實時自動登錄賬簿

      憑證一旦生成后,財務賬簿自動增加相關記錄,可進行各類往來賬和項目賬的明細管理。

      ?  異地財務集中處理

      異地如果存在分支機構,不須再購買軟件,只需要復制財務核算體系建立操作權限后,可遠程錄入業務單據。突破時間、地點限制,實現異地財務核算的及時分析、動態監控,提高財務核算工作效率,降低出錯概率。

      ?  報稅業務處理

       在系統平臺中設置產品與稅率掛勾,通過可視化報表工具實現業務執行過程中自動生成納稅報表,計算納稅額,支持按照稅法的要求進行統計和調整,并可追溯相關聯的業務明細,保證應稅業務記錄清晰,避免納稅過程中的意外損失。

      ?  快速財務報表

      企業需要定期向各個政府主管部門提供各類經營報表,還要針對不同的績效考核的目的出據各類內部管理報表,為了保證各類報表報送的及時性和準確性,我們在項目實施中不僅要進行流程的控制優化,還通過業務單據的批量處理,隨時生成各類報表,進行任意報表數據都可追溯分析,快速完成對內、對外的管理報表制作和報表數據分析。

      ?  日?,F金管理

      通過項目實施,可以自動導入銀行對賬單,實現與銀行日記賬的對賬,自動編制《余額調節表》,如果與網銀系統連接,可自動查詢更新銀行賬戶余額,及時提示銀行賬戶目前最新余額情況。此外,在業務執行過程中內置出納簽字功能,發生的每一筆收付款業務自動登錄有關資金日記賬和日報表,使得現金流量可實時查詢,現金頭寸一目了然,從而監大額現金的支出,全面分析企業的現金狀況。

四、 方案應用價值

      通過用友ERP-U8的財務業務一體化的實施,企業從業務流程優化、管理信息的獲取及利用等方面取得如下預期效果。

      1、  實現數據共享、集成

      在各子系統錄入原始單據,自動生成記賬憑證傳入總帳系統,并自動登記相關帳戶。出、入庫單信息一次錄入,倉庫、財務以及各業務部門共同使用,實現了數據共享和信息的有機集成。

      2、  確保帳務數據準確性

      原始業務信息數據值錄入一遍,錄入過程中均可啟用和對照輔助信息,避免財務核算的帳務串戶,錯帳問題;可以有效解決在手工賬下,財務、業務的帳帳不符,帳證不符的問題,真正實現了財務、業務的協同,避免了大量的重復的對帳工作,將財務人員從過去大量、繁忙、低效、低價值、不斷重復的核對、計算工作中解放出來,更多地為企業管理者提供更加有效、更加及時的財務信息,支持管理層的科學合理決策。

      3、  加強庫存管理,建立存貨檔案,全公司統一,財務可時實掌握庫存數量,盡量避免了資金的滯留。

      4、  進行銷售分析,及時了解企業當前的經營業績。

      5、  通過產品出成率的統計,加強成本管理,并可及時發現生產過程中問題,進行生產調整。

      6、   在系統中制定《成本計算表》,根據設定的分配率,進行成本分配,不僅提高了財務成本核算的效率,而且使各項費用分配更合理、準確,可統計各期間產成品的成本及與上期或計劃的差異,便于領導層分析差異的原因,從而合理制定后期各部門的費用定額。

      7、   規范了業務協作的流程,避免了人為控制的柔性化、隨意性操作,將內部分工恰到好處的進行了權限的分配。

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